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Contestare una fattura può diventare un passaggio necessario quando ci si trova di fronte a un importo diverso da quello concordato, oppure quando il servizio ricevuto non corrisponde a quanto pattuito. Può capitare, ad esempio, di ordinare un divano stabilendo un prezzo e di vedersi recapitare una fattura con un importo superiore; in un caso del genere, è importante sapere come muoversi per difendere i propri interessi. Lo stesso discorso vale per altre situazioni, come la parcella di un commercialista che sembra eccessiva rispetto alle prestazioni effettivamente fornite, o per lavori eseguiti in maniera non conforme agli accordi iniziali. Qualunque sia la motivazione, la contestazione deve basarsi su argomenti precisi ed espressi tempestivamente, così da poter evitare, se possibile, di arrivare a un contenzioso giudiziario. La fattura è un documento contabile emesso da chi vende un bene o eroga un servizio, mirato a dimostrare che è intervenuta una transazione tra due parti e a giustificare la richiesta di pagamento. Per questo motivo, è importante che qualsiasi segnalazione di errore, incongruenza o illegittimità avvenga per iscritto e nel più breve tempo possibile. Sebbene la legge italiana non fissi un termine specifico entro cui contestare una fattura, esistono limiti temporali entro cui il creditore può pretendere il pagamento. Ciò significa che, in un certo senso, più si ritarda nel sollevare obiezioni, più si rischia di dover affrontare un decreto ingiuntivo o un vero e proprio procedimento giudiziario. È utile quindi conoscere come impostare una lettera di contestazione, quali contenuti inserire e quali conseguenze si possano incontrare in caso di mancata contestazione o in caso di insolvenza.
Quando e perché occorre contestare una fattura
Ricevere una fattura implica in genere la conoscenza anticipata dell’importo richiesto. Quando ci si trova invece di fronte a un documento con cifre inaspettate, sorgono interrogativi su come contestarlo e sulle possibili ripercussioni di un mancato pagamento. Nel caso, ad esempio, di una fattura relativa a un divano acquistato in un negozio di arredamenti, può succedere che il prezzo riportato sul documento risulti più alto del preventivo fatto in fase di trattativa. La contestazione in questo frangente può mirare a far emergere l’errore di calcolo, l’aggiunta di voci non concordate o l’applicazione di imposte o tasse non dovute. Allo stesso modo, se si riceve una fattura da un commercialista per un onorario considerato eccessivo, la contestazione deve puntare a chiedere una spiegazione delle singole voci di costo e a confrontare l’importo richiesto con quanto effettivamente pattuito. Al di là dei singoli casi, il diritto di contestare nasce ogni qualvolta sussista una differenza tra la prestazione resa e quella concordata, o quando l’entità della cifra presente in fattura non risulta giustificabile alla luce delle effettive attività svolte. A volte, però, la fattura può risultare addirittura emessa per un bene o un servizio mai ricevuto. In queste situazioni, è essenziale agire prontamente, poiché un mancato intervento potrebbe far sembrare il debitore consenziente o indifferente, dando così al creditore maggior forza nel caso decida di agire legalmente. Un tipico esempio è quello di una fattura per un lavoro di ristrutturazione che include ore di manodopera o materiali non utilizzati, oppure spese aggiuntive non concordate. La contestazione deve dimostrare, con parole chiare e riscontri documentali, che quell’attività non è mai stata svolta o che quei costi erano del tutto inattesi. L’obiettivo, in definitiva, è sempre quello di evitare che il creditore possa adire le vie legali con un decreto ingiuntivo, il quale impone al debitore il pagamento dell’importo riportato sulla fattura, con ulteriori costi per spese legali e interessi di mora.
Cosa accade se non si paga la fattura
Il mancato pagamento di una fattura, senza sollevare contestazioni, espone il debitore alla possibilità che il creditore si rivolga al giudice ottenendo un decreto ingiuntivo. Questo provvedimento consiste in un ordine di pagamento emesso a carico di chi non ha saldato il dovuto. Una volta ricevuto il decreto ingiuntivo, il debitore ha 40 giorni di tempo dalla data della notifica (ovvero da quando l’ufficiale giudiziario consegna l’atto) per decidere come agire. Può pagare l’importo dovuto (comprensivo di eventuali spese legali e interessi) e chiudere la questione. Se invece non paga e non si oppone, il creditore può proseguire con un atto di precetto, con cui invita un’ultima volta il debitore a adempiere. Trascorsi infruttuosamente altri 10 giorni, può procedere al pignoramento dei beni, mobili o immobili, di proprietà del debitore. Nel caso in cui il debitore ritenga che la fattura sia ingiustificata, può proporre opposizione al decreto ingiuntivo, avviando una causa civile in cui il creditore dovrà dimostrare la validità della propria pretesa. Per questo motivo, anche se si è convinti che la fattura sia errata, è importante non lasciar trascorrere troppo tempo senza agire o esprimere la propria posizione. Contestare subito permette di evitare di sembrare passivi o inadempienti in modo immotivato, generando magari sospetto sulla veridicità delle ragioni addotte. Inoltre, nel caso di un decreto ingiuntivo notificato ma fondato su importi non corretti, la contestazione tardiva potrebbe essere presa meno in considerazione dal giudice.
Il termine per contestare una fattura
La normativa italiana non stabilisce un termine fisso entro cui sollevare obiezioni su una fattura. Tuttavia, ci sono precisi limiti entro cui il creditore deve agire per pretendere il pagamento, decorsi i quali il suo diritto si estingue. Ciò significa che, se il creditore non inizia un’azione di recupero crediti entro certi periodi di tempo, la somma dovuta cade in prescrizione e non può più essere richiesta per vie legali. Il termine di prescrizione, ad esempio, è di tre anni per le prestazioni professionali di architetti, medici, avvocati o commercialisti. Se ci si riferisce, invece, a un normale contratto di compravendita (come potrebbe essere l’acquisto di un divano) o a una prestazione eseguita da chi non riveste la qualifica di professionista, il termine di prescrizione è di dieci anni. Per i crediti che devono essere pagati a cadenza periodica (annua, mensile, trimestrale o semestrale), come gli abbonamenti o i canoni di locazione, il limite è di cinque anni. In merito alla contestazione vera e propria, prima si agisce, maggiore è la credibilità di chi solleva l’obiezione. Se una fattura è palesemente sballata e si lascia che passino mesi senza segnalare nulla, si rischia di rendere meno forti le proprie argomentazioni davanti a un’eventuale azione legale del creditore. Il debitore che contesta subito, e in forma scritta, fa valere il proprio diritto a verificare la legittimità di ciò che viene richiesto. Nel caso di parcelle di un commercialista, ad esempio, la contestazione preventiva permette di chiedere una rettifica, un chiarimento e una riduzione delle spese. È sempre bene dunque avere la massima tempestività, documentare per iscritto le ragioni della propria contestazione e conservare tutte le prove, in modo da essere preparati nel caso il creditore decida di procedere con un’azione giudiziaria.
Come impostare la lettera di contestazione
La contestazione di una fattura deve essere formalizzata attraverso una lettera o un messaggio di posta elettronica certificata (PEC). È necessario che resti traccia dell’invio e della ricezione, così da poter dimostrare in seguito di aver effettivamente contestato il documento e di averlo fatto in tempi utili. Il contenuto della lettera di contestazione fattura deve stabilire in modo chiaro quali sono i dati del mittente (nome, cognome e indirizzo), i dati del destinatario (persona fisica o giuridica), e deve indicare con precisione il numero e la data della fattura contestata, specificando su quale prestazione o bene essa verte. Per rendere il tutto più efficace, si può spiegare in modo breve, ma esaustivo, la ragione della contestazione. Se, per esempio, il divano consegnato non è conforme alle caratteristiche presenti in fase di acquisto o se il prezzo riportato in fattura non rispecchia il preventivo, occorre illustrare la discrepanza e chiedere chiarimenti o l’emissione di una nota di credito rettificativa. Se si tratta invece di un’errata fatturazione da parte di un professionista, si possono indicare gli elementi di fatto che provano come il lavoro effettivamente svolto non corrisponda alla cifra richiesta. Il tono della lettera deve essere fermo ma cortese, poiché l’obiettivo, almeno in prima istanza, è quello di ottenere una soluzione bonaria. Non ha senso usare toni aggressivi o minacciosi, poiché potrebbero indispettire il destinatario e spingerlo a inoltrare subito un’azione di recupero coatto della somma. È consigliabile concludere la contestazione chiedendo di essere ricontattati per eventuali chiarimenti aggiuntivi, precisando che, in assenza di una rettifica o di una risposta adeguata, si valuterà la possibilità di rivolgersi a un legale o all’Autorità Giudiziaria. Nel documento, oltre alla data e alla firma, si può inserire una dicitura che attesti in modo esplicito la destinazione della lettera, come “Raccomandata A/R” o “Invio a mezzo PEC”.
Conseguenze di una mancata contestazione
Chi riceve una fattura e non la contesta potrebbe comunque difendersi una volta ricevuto un decreto ingiuntivo o un atto di citazione in tribunale. Ciò non toglie che un giudice, durante la causa, valuterà anche il comportamento precedente del debitore. Se, infatti, quest’ultimo ha lasciato passare molto tempo senza sollevare alcuna obiezione, potrebbe risultare meno credibile sostenere, all’improvviso, che la prestazione non fosse dovuta o che la cifra riportata in fattura fosse sbagliata. La mancata contestazione non equivale a un’ammissione automatica di debito, perché una fattura non fa piena prova in giudizio se non è supportata da altre evidenze. Tuttavia, il tribunale potrebbe interpretare l’inerzia iniziale come un indizio a sfavore del debitore. Se il creditore non è in grado di dimostrare la prestazione o il bene oggetto della fattura, la contestazione tardiva può comunque avere successo, portando il giudice ad annullare l’obbligo di pagamento. Il punto centrale è che la fattura, di per sé, attesta un credito, ma non lo rende inoppugnabile. Il creditore dovrà fornire prove ulteriori, come contratti, preventivi scritti o documenti che certifichino la consegna e l’accettazione del bene o del servizio. Se queste prove non esistono o risultano incomplete, il debitore può spuntarla perfino senza aver fatto una contestazione immediata, sebbene quest’ultima avrebbe comunque rafforzato la sua posizione. L’ideale resta quindi un’azione preventiva, per iscritto, in modo da non trovarsi impreparati nel caso in cui il creditore agisca in giudizio.
Esempi di contestazioni pratiche
Molteplici sono gli esempi di contestazione fatture possibili. Un caso ricorrente riguarda la differenza tra la somma concordata e quella riportata in fattura, come accade nel caso di acquisto di un divano a mille euro che, al momento del saldo, risulta invece gravato da una cifra di gran lunga superiore. Un altro esempio riguarda le parcelle dei professionisti, come un commercialista che abbia emesso un documento contabile che racchiude voci di spesa apparentemente ingiustificate, o che includa prestazioni non effettivamente fornite. Si può pensare ancora a un architetto che fatturi sia la progettazione sia la direzione dei lavori, senza aver mai effettivamente seguito il cantiere. In tutti questi casi, una rapida comunicazione scritta, con cui si illustra la ragione della contestazione, permette almeno di aprire un confronto. Nella pratica, si specifica che la cifra richiesta non corrisponde a quanto inizialmente pattuito e si chiede l’emissione di una fattura rettificata, oppure si domanda l’elenco dettagliato delle singole voci che compongono l’importo reclamato. Naturalmente, se a questo invito non segue alcuna risposta, o se la risposta è ritenuta insoddisfacente, il destinatario della fattura può decidere di non pagare e di attendere le mosse del creditore. Da parte di quest’ultimo, la via più semplice è spesso il ricorso al decreto ingiuntivo, al quale ci si può opporre con una causa ordinaria, ove occorrerà fornire prove e motivazioni convincenti.
Importanza della prova scritta e delle evidenze documentali
Uno degli aspetti cruciali in materia di fatture contestate è la disponibilità di prove documentali che attestino la reale entità della prestazione, del servizio o del bene venduto. Se ci si trova a dover difendere la propria posizione in un’aula di tribunale, infatti, le mere dichiarazioni verbali raramente risultano sufficienti. Occorre poter esibire preventivi, contratti firmati, corrispondenza e, se disponibile, qualunque comunicazione che sia avvenuta in forma scritta. La stessa lettera di contestazione funge da prova di aver fatto presente la problematica in modo tempestivo, sollevando dubbi sulle cifre o sulle attività fatturate. In caso di accordi telefonici, potrebbe risultare difficoltoso dimostrare che un certo prezzo era stato pattuito se non lo si è messo per iscritto in un secondo momento. Nei rapporti con i professionisti, è sempre preferibile chiedere in anticipo un preventivo dettagliato e conservarne una copia, così che, all’arrivo della fattura, si possa verificarne la corrispondenza. Per lavori di ristrutturazione o fornitura di beni di un certo valore, è consigliabile stipulare un contratto scritto, possibilmente facendo inserire le specifiche della prestazione, i tempi di consegna, le eventuali penali e l’importo complessivo concordato. Nel caso in cui la fattura contenga voci non previste dal contratto, la contestazione avrà maggior forza se supportata dal documento in cui quelle voci non compaiono.
Conclusioni
Saper contestare una fattura è di fondamentale importanza per chiunque acquisti beni o servizi, perché mette al riparo da pretese economiche spropositate e fornisce la possibilità di risolvere le incomprensioni prima di arrivare alle vie legali. Nonostante non esistano termini stringenti per avviare la contestazione, agire tempestivamente aumenta la credibilità della propria posizione, evitando di apparire inadempienti senza valide motivazioni. Nel caso di importi non corrispondenti a quanto pattuito per l’acquisto di un divano, ad esempio, una contestazione immediata permette di chiedere una nota di credito rettificativa o quantomeno chiarimenti, prima che il venditore avvii un’azione giudiziaria. Allo stesso modo, se si riceve una fattura ingiustificata da parte di un commercialista, è fondamentale richiedere l’esposizione analitica delle prestazioni eseguite e, qualora i chiarimenti non risultino esaurienti, procedere con una vera e propria contestazione scritta, conservandone prova dell’invio. La lettera di contestazione, di norma, non necessita di formule sacramentali, ma è importante che contenga l’intenzione chiara di non riconoscere come dovuto l’importo totale o parziale della fattura, spiegandone i motivi e invitando il destinatario a dare spiegazioni. Ciò evita di trovarsi in situazioni spiacevoli, come il ricevimento di un decreto ingiuntivo a cui, pur potendosi opporre, si giunge in una posizione meno forte se non si è mai comunicato alcuna riserva. Infine, la mancata contestazione non priva il debitore della possibilità di difendersi in giudizio qualora il creditore agisca per il recupero del credito, ma resta il rischio che il giudice valuti negativamente il ritardo nella presa di posizione. Tutto ciò conferma l’importanza di un’azione pronta e argomentata, corroborata da ogni elemento documentale che possa suffragare la propria tesi, che si tratti di un problema con il prezzo di un mobile, di un’onorario eccessivo richiesto da un professionista o di qualsiasi altra discrepanza tra quanto pattuito e quanto effettivamente fatturato.