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Analizziamo i principali documenti che è bene conservare, con le relative tempistiche, per poterci difendere da eventuali richieste di pagamento che potrebbero essere avanzate anche a distanza di molti anni.
Normativa di riferimento
L’art. 2934, 1° comma, intitolato “Estinzione dei diritti”, stabilisce che “Ogni diritto si estingue per prescrizione, quando il titolare non lo esercita per il tempo determinato dalla legge. Non sono soggetti alla prescrizione i diritti indisponibili e gli altri diritti indicati dalla legge”.
Ciò significa che il trascorrere del tempo e l’inerzia del titolare del diritto (ad eccezione di quelli non soggetti a prescrizione e cioè dei diritti indisponibili, il diritto di proprietà, le azioni in materia di famiglia e quella finalizzata a fare dichiarare la nullità di negozi giuridici) fa perdere il diritto medesimo e la possibilità di farlo valere nei confronti di soggetti estranei e terzi.
Il termine di prescrizione ordinario è di 10 anni; pertanto, se la legge non dispone diversamente, il diritto si prescrive in questo lasso di tempo. Vi sono, però, termini inferiori o superiori rispetto ai 10 anni.
Di seguito vengono indicati i principali termini di prescrizione brevi
-i diritti su cosa altrui si prescrivono in 20 anni;
-il diritto che deriva dall’avere subito un fatto illecito si prescrive in 5 anni; però, se il fatto illecito è stato provocato dalla circolazione di un veicolo o di un natale, il diritto ad ottenere il risarcimento del danno si prescrive in 2 anni;
-il diritto ad ottenere i corrispettivi delle locazioni e le pigioni della case, l’indennità spettante nel caso di cessazione del rapporto di lavoro e i diritti derivanti da rapporti sociali, si prescrivono in 5 anni;
-i diritti dell’assicurato nei confronti dell’assicurazione e quelli derivanti dal contratto di riassicurazione si prescrivono in 2 anni:
-i diritti per i premi dovuti dall’assicuratore in virtù del contratto di assicurazione, nonché i diritti del mediatore e quelli che derivano dal contratto di spedizione trasporto si prescrivono in 1 anno.
I diversi tempi di prescrizione dei diritti sopra menzionati incidono sulla necessità di conservazione dei diversi tipi di documenti nel tempo.
Infatti, è bene conservare i documenti, quali bollette regolarmente pagate, quietanze di pagamento, ricevute di pagamenti, bolli e tasse pagati per il tempo di prescrizione stabilito dalla legge cosicché nessuno possa vantare dei diritti e/o pretese e chiedere pagamenti per prestazioni, servizi od utente che in realtà sono già stati saldati.
La conservazione dei documenti è, quindi, l’unica tutela che l’utente/consumatore ha a disposizione per contrapporsi a richieste (spesso, di pagamento) non dovute, mostrando od inviando la copia del documento in questione (ad esempio, una bolletta od una fattura) e della quietanza di pagamento o dell’estratto conto o, comunque, del documento dal quale risulta l’esborso sostenuto.
La conservazione del documento e dell’attestazione di avvenuto pagamento è, quindi, l’unica possibilità per non essere costretti a corrispondere una seconda volta la somma di un servizio già pagato.
Documenti da conservare
Risulta essere auspicabile e vivamente consigliabile conservare i seguenti documenti
-i bolli dei veicoli
-le bollette delle utenze (gas, luce, acqua e telefono) e relativi pagamenti
-le dichiarazioni dei redditi
-le contravvenzioni e i relativi documenti a prova del pagamento
-i documenti attestanti la corresponsione di iscrizioni scolastiche, a palestre e ad attività sportive, i pagamenti rateali e dei mutui, le ricevute dei canoni di locazione, le ricevute relative alle spese di ristrutturazioni della casa.
Per quanto tempo conservare i documenti
Devono essere conservati per almeno 10 anni
-la documentazione attestante il pagamento delle spese di ristrutturazione;
–gli estratti conto bancari; ciò in quanto il tempo per impugnare gli errori e le omissioni di questi documenti è pari a 10 anni (anche se le banche di solito accettano le contestazioni delle risultanze contabili dell’estratto conto bancario entro i 60 giorni dall’invio);
–i bonifici ed i pagamenti effettuati tramite il conto corrente
–le bollette dei telefoni mobili – cellulari
–le tasse pagate per la nettezza urbana
–per quanto riguarda il pagamento del canone Tv di abbonamento alla Rai il tempo di conservazione era di 5 anni, ma una recente sentenza della Corte di Cassazione ha stabilito che il termine di prescrizione del diritto ad ottenerne il pagamento è di 10 anni (e non di 5) e, pertanto, i documenti attestanti il pagamento devono essere conservati per 10 anni.
Devono essere conservati per almeno 5 anni
-le ricevute di pagamento dell’IMU e della TASI → i 5 anni decorrono dal 01.01 dell’anno successivo a quello del versamento;
-le bollette pagate delle utenze (gas, luce, acqua, telefono fisso) e tutto ciò che riguarda l’erogazione di servizi pubblici di consumo. Il termine di conservazione inizia dalla data di pagamento della bolletta fino al 31.12 del 5° anno successivo al pagamento. Pertanto, nei 5 anni il gestore dell’utenza può chiedere in qualsiasi momento che l’utente mostri la regolarità del versamento mediante la presentazione della copia dell’avvenuto pagamento. Nel caso in cui le bollette vengano saldate con la domiciliazione bancaria è preferibile conservare anche gli estratti conto bancari;
-i documenti attestanti il pagamento di contravvenzioni e di multe;
-i documenti che provano l’esborso di somme per mutui, di pagamenti rateali, dei canoni di locazione e delle spese condominiali che, quindi, vanno conservati fino al 31.12 del 5° anno successivo al pagamento;
-le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’IVA → i 5 anni decorrono a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione;
-le spese di ristrutturazione della casa che danno diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi → pertanto, tali spese si devono conservare fino alla fine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale è stata detratta l’ultima quota dello sconto Irpef;
-i titoli di stato dalla scadenza;
– la dichiarazione dei redditi (modello 730, CUD) e le ricevute di pagamento delle imposte → è però consigliabile conservarle anche per più tempo.
Devono essere conservate per almeno 3 anni
-le ricevute di pagamento del bollo del veicolo poiché il relativo termine di prescrizione è il 31.12 del terzo anno successivo a quello dell’avvenuto pagamento e, scaduto il menzionato termine, il pagamento del bollo non può più essere chiesto;
-le parcelle quietanzate ai professionisti ed i compensi agli artigiani, ad eccezione dei pagamenti che rientrano, ai fini fiscali, nella dichiarazione dei redditi con il cd. Ecobonus ristrutturazioni edili e risparmio energetico per cui le ricevute devono essere conservate per 14 anni (10 anni, periodo di ripartizione della spesa ed altri 4 anni per la verifica sull’ultima dichiarazione);
-le cambiali tratta e pagherò, il termine decorre dalla loro scadenza.
Devono essere conservati per almeno 2 anni gli scontrini relativi all’acquisto dei beni di consumo, salvo prolungamento specifico per gli scontrini di acquisto.
Pertanto, gli scontrini devono essere conservati per un tempo pari alla durata della garanzia.
Devono essere conservati per almeno 1 anno
-le attestazioni di pagamento delle iscrizioni scolastiche, a palestre e ad attività sportive, ad eccezione del caso in cui tali documenti siano utilizzati nella dichiarazione dei redditi, a fini fiscali, come spese detraibili Irpef e, quindi, debbano essere conservati per 5 anni;
-le ricevute degli spedizionieri e dei trasportatori, ad eccezione del caso in cui il trasporto inizi o finisca fuori dall’Europa cosicché è necessario conservare il documento per 18 mesi.
Devono essere conservate per 6 mesi le spese per alberghi e ristoranti. Il termine decorre dalla prestazione.
Vi sono documenti che sono tanto importanti da richiederne la conservazione per sempre. Tra questi vi sono
-i certificati di proprietà della casa (mappa catastale, abitabilità, collaudo di opere ed impianti, autorizzazioni edilizie);
-gli atti di compravendita dell’abitazione;
-gli atti notarili in genere;
-i contratti di affitto e di locazione;
-i mutui;
-gli atti attestanti lo stato familiare (atto di matrimonio, atto di separazione);
-i diplomi scolastici;
-le lettere di assunzione, di licenziamento o di dimissioni ed il libretto di lavoro, nonché le buste paga;
-le ricevute di pagamento delle rate dei mutui;
-i contributi previdenziali Inps;
-le sentenze dell’Autorità Giudiziaria;
-le denunce di smarrimento.
Seguendo queste indicazioni è possibile conservare i documenti in modo corretto.