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Scrivere una dichiarazione sostitutiva CU per colf è un adempimento pratico che molti datori di lavoro domestico scoprono solo quando il lavoratore deve fare la dichiarazione dei redditi, richiedere l’ISEE, presentare una domanda per bonus o semplicemente documentare il reddito percepito nell’anno. Nel lavoro domestico, infatti, il datore di lavoro privato non funziona come un’azienda o un normale sostituto d’imposta. Non trattiene l’IRPEF in busta paga, non effettua il conguaglio fiscale e non trasmette la Certificazione Unica all’Agenzia delle Entrate come fanno imprese, enti e professionisti.
Questo però non significa che il rapporto sia “informale” o che non debba essere documentato. Se una famiglia assume una colf, una badante o una baby sitter con regolare comunicazione all’INPS, paga retribuzione, tredicesima, ferie, TFR e contributi secondo le regole del lavoro domestico. Il lavoratore, a sua volta, deve poter dimostrare quanto ha percepito. Qui entra in gioco la dichiarazione sostitutiva della CU, spesso chiamata anche certificazione dei compensi o attestazione delle retribuzioni corrisposte.
La dichiarazione sostitutiva CU per colf è quindi un documento rilasciato dal datore di lavoro domestico al lavoratore, nel quale vengono riepilogate le somme pagate durante l’anno. Non è la Certificazione Unica telematica ordinaria, ma svolge una funzione simile dal punto di vista pratico: permette al lavoratore di riportare correttamente i redditi nella dichiarazione fiscale e di avere una prova dei compensi ricevuti.
In questa guida vediamo come scrivere una dichiarazione sostitutiva CU per colf, quali dati inserire, come calcolare le somme, quali documenti usare come base, quali errori evitare e come consegnare il documento. L’obiettivo è semplice: preparare una dichiarazione chiara, ordinata e utile, senza trasformare un adempimento domestico in un rebus fiscale.
Che cos’è la dichiarazione sostitutiva CU per colf
La dichiarazione sostitutiva CU per colf è un’attestazione scritta con cui il datore di lavoro domestico riepiloga le retribuzioni e le altre somme corrisposte alla lavoratrice o al lavoratore domestico nell’anno di riferimento. Può riguardare una colf, una badante, una baby sitter, un assistente familiare o un altro lavoratore domestico assunto da un privato.
Si chiama spesso “sostitutiva” perché, nel rapporto domestico, il datore privato non rilascia la Certificazione Unica ordinaria come sostituto d’imposta. Non essendo sostituto d’imposta, non opera trattenute fiscali sulla retribuzione e non invia la CU all’Agenzia delle Entrate. Tuttavia, il lavoratore ha comunque bisogno di un documento che certifichi quanto ha ricevuto.
Il documento serve soprattutto al lavoratore. Gli consente di dichiarare i redditi nel modello 730 o nel modello Redditi, di presentare pratiche ISEE, di dimostrare il reddito per prestazioni sociali, affitti, pratiche bancarie o altri adempimenti. Per il datore di lavoro, invece, è utile perché dimostra una gestione ordinata del rapporto e riduce il rischio di contestazioni future.
Non bisogna confondere questa dichiarazione con la comunicazione di assunzione INPS, con i bollettini contributivi o con la busta paga mensile. Sono documenti diversi. La comunicazione INPS prova l’esistenza del rapporto. I contributi provano i versamenti previdenziali. I prospetti paga indicano i pagamenti periodici. La dichiarazione sostitutiva CU riepiloga annualmente i compensi corrisposti.
Perché il datore domestico non rilascia la CU ordinaria
Nel lavoro domestico il datore di lavoro è normalmente una persona fisica che assume per esigenze familiari o abitative, non un soggetto che agisce come sostituto d’imposta. Questo significa che non trattiene l’IRPEF dallo stipendio della colf e non versa imposte per conto del lavoratore.
La colf riceve quindi una retribuzione lorda o netta secondo quanto concordato e secondo il calcolo del rapporto domestico, ma la tassazione del reddito resta a suo carico in sede di dichiarazione dei redditi, se dovuta. È per questo che la dichiarazione sostitutiva assume valore pratico: indica al lavoratore quali importi dichiarare.
Molte famiglie pensano che, pagando regolarmente i contributi INPS, tutto sia già completo anche dal punto di vista fiscale. In realtà i contributi sono un adempimento previdenziale. La dichiarazione dei redditi riguarda invece il profilo fiscale del lavoratore. Sono due piani collegati, ma non identici.
Il datore domestico non deve quindi compilare il modello CU ministeriale e trasmetterlo telematicamente, salvo casi particolari non tipici del rapporto domestico privato. Deve però rilasciare una certificazione sostitutiva delle somme corrisposte, se il lavoratore ne ha bisogno e, in pratica, è buona abitudine farlo ogni anno.
Quando bisogna consegnarla
La dichiarazione sostitutiva CU per colf si consegna di solito all’inizio dell’anno successivo a quello in cui sono state pagate le retribuzioni. Se il documento riguarda i redditi del 2025, per esempio, viene preparato nel 2026. In questo modo il lavoratore potrà usarlo per la dichiarazione dei redditi relativa all’anno precedente.
Non esiste sempre, per il datore domestico privato, la stessa scansione formale prevista per i sostituti d’imposta che inviano la CU ordinaria. Tuttavia, è opportuno consegnare il documento in tempo utile per permettere al lavoratore di rivolgersi a CAF, commercialista o consulente. Aspettare l’ultimo momento crea solo confusione.
Un buon criterio pratico è prepararla entro i primi mesi dell’anno, quando si hanno già tutti i dati dell’anno precedente: retribuzioni, tredicesima, ferie pagate, eventuale TFR, contributi versati, assenze, cessazione del rapporto, eventuali competenze finali. Se il rapporto termina durante l’anno, il lavoratore può chiedere una certificazione delle somme corrisposte fino alla cessazione.
Consegnarla in ritardo può mettere in difficoltà la colf, soprattutto se deve presentare una dichiarazione dei redditi, aggiornare l’ISEE o dimostrare il reddito per una pratica urgente. Anche nel rapporto domestico, un po’ di ordine amministrativo evita tensioni inutili.
Quali dati del datore inserire
La dichiarazione deve identificare chiaramente il datore di lavoro domestico. Vanno indicati nome e cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza e, se utile, un recapito. Se il rapporto è gestito da più persone in famiglia, bisogna indicare il soggetto che risulta datore nella comunicazione INPS.
Questo dettaglio è importante. A volte la colf lavora in una casa dove pagano più familiari, ma il rapporto è intestato a una sola persona. Nella dichiarazione deve comparire il datore effettivo, cioè quello registrato come datore di lavoro domestico. Se si indicano dati diversi, il documento può creare incoerenze con le posizioni INPS o con altre prove.
Se il datore è una persona anziana assistita da un familiare che gestisce pagamenti e pratiche, bisogna distinguere tra chi firma e chi è datore. Il familiare può aiutare materialmente, ma la dichiarazione dovrebbe essere rilasciata dal datore o da chi ne ha titolo. In situazioni particolari, come amministratore di sostegno, tutela o procura, conviene indicare la qualità con cui si firma.
La precisione nei dati non è formalismo. Serve a rendere il documento riconoscibile e utilizzabile. Una dichiarazione senza codice fiscale del datore o con indirizzo incompleto è meno solida e può essere contestata o richiedere integrazioni.
Quali dati della colf inserire
La dichiarazione deve identificare anche la lavoratrice o il lavoratore domestico. Vanno indicati nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza o domicilio se noto. Se la persona è straniera, può essere utile indicare anche gli estremi del documento di identità o del permesso di soggiorno, ma solo se pertinente e gestito nel rispetto della privacy.
Il codice fiscale è fondamentale, perché permette di collegare la dichiarazione al contribuente corretto. Se la colf usa un nome diverso da quello anagrafico, per esempio un diminutivo o un nome italianizzato, nel documento bisogna usare i dati ufficiali.
Va indicato anche il tipo di rapporto: colf, badante, baby sitter, assistente familiare, collaboratore domestico. È utile specificare se il rapporto è a tempo indeterminato o determinato, convivente o non convivente, a tempo pieno o parziale, anche se non sempre tutti questi dati sono indispensabili.
Se durante l’anno il rapporto è cambiato, per esempio da non convivente a convivente o con variazione di orario, si può indicare la situazione prevalente oppure riportare le variazioni principali. L’importante è che le somme siano riferite correttamente al periodo lavorato.
Periodo di lavoro da indicare
La dichiarazione deve specificare l’anno fiscale di riferimento e il periodo in cui il rapporto è stato attivo. Se la colf ha lavorato tutto l’anno, si indicherà dal 1 gennaio al 31 dicembre. Se è stata assunta durante l’anno, si partirà dalla data di assunzione. Se il rapporto è cessato, si indicherà la data di cessazione.
Il periodo è importante perché aiuta a spiegare l’importo complessivo. Una retribuzione di 5.000 euro può essere alta o bassa a seconda che riguardi tre mesi, sei mesi o un anno intero. CAF e consulenti guardano anche la coerenza tra periodo e somme.
Se ci sono stati periodi non retribuiti, sospensioni, aspettative, assenze o riduzioni temporanee, non è sempre necessario descriverli nel dettaglio, ma può essere utile conservare la documentazione interna. La dichiarazione annuale deve essere chiara, non diventare un diario di ogni mese.
In caso di cessazione, bisogna includere anche eventuali competenze di fine rapporto pagate nello stesso anno, come ferie residue, tredicesima maturata e TFR, distinguendole quando possibile. Questo evita di confondere la retribuzione ordinaria con somme una tantum.
Quali somme indicare
La parte centrale della dichiarazione riguarda le somme corrisposte. Bisogna indicare la retribuzione complessiva pagata nell’anno al lavoratore domestico. In questa voce rientrano normalmente le paghe mensili o orarie corrisposte, le quote di tredicesima, le ferie pagate, eventuali festività, indennità, straordinari, vitto e alloggio se valorizzati secondo le regole applicabili, e le competenze di fine rapporto se pagate.
È consigliabile distinguere almeno tra retribuzione ordinaria, tredicesima, TFR e altre competenze. Non sempre il lavoratore o il CAF hanno bisogno di un dettaglio eccessivo, ma una struttura ordinata rende il documento più leggibile. Se scrivi solo un totale unico, può essere più difficile capire cosa comprende.
Attenzione alla differenza tra importi lordi e netti. Nel lavoro domestico, la retribuzione può essere calcolata considerando anche la quota di contributi a carico del lavoratore. Per la dichiarazione dei redditi del lavoratore, è importante che il dato sia coerente con le regole fiscali e con il prospetto utilizzato dal consulente. Per questo, se non sei sicuro, è meglio farsi aiutare da CAF, consulente del lavoro o associazione specializzata.
Il documento dovrebbe indicare chiaramente che il datore di lavoro domestico non ha operato ritenute fiscali. Questa frase è utile perché spiega perché non ci sono trattenute IRPEF come in una CU ordinaria. La tassazione, se dovuta, sarà gestita dal lavoratore nella propria dichiarazione.
Contributi INPS: come indicarli
I contributi INPS del lavoro domestico vengono versati dal datore di lavoro, con una quota a carico del datore e una quota a carico del lavoratore. Il versamento avviene normalmente con cadenza trimestrale, secondo le modalità previste dall’INPS.
Nella dichiarazione sostitutiva CU si può indicare l’importo dei contributi versati nell’anno o il riepilogo dei contributi trattenuti al lavoratore, se questo dato è stato gestito nei prospetti paga. Bisogna però evitare confusione tra contributi complessivamente pagati dal datore e quota contributiva effettivamente a carico del lavoratore.
Per il datore di lavoro, i contributi obbligatori versati per colf e addetti all’assistenza possono avere rilevanza fiscale entro i limiti previsti. Questo riguarda però la dichiarazione del datore, non quella della colf. Il lavoratore, invece, usa la certificazione soprattutto per dichiarare il reddito percepito.
Se hai i prospetti trimestrali INPS, le ricevute PagoPA e i cedolini mensili, conserva tutto. La dichiarazione annuale dovrebbe essere coerente con questi documenti. Se hai gestito il rapporto senza cedolini, ricostruire i dati a fine anno diventa più difficile, ma è comunque possibile partendo da bonifici, ricevute e contributi.
TFR, ferie e tredicesima
Nel lavoro domestico, oltre alla retribuzione ordinaria, bisogna considerare tredicesima, ferie e TFR. La tredicesima può essere pagata in un’unica soluzione, di solito a dicembre, oppure maturare e risultare nei conteggi del rapporto. Le ferie possono essere godute o pagate nei casi previsti. Il TFR può essere accantonato e liquidato alla fine del rapporto, oppure gestito secondo accordi ammessi e documentati.
Nella dichiarazione sostitutiva è importante indicare le somme effettivamente corrisposte nell’anno. Se il TFR è stato pagato, va riportato. Se non è stato pagato perché il rapporto continua e resta accantonato, non va confuso con la retribuzione già percepita.
Il TFR merita attenzione perché ha un trattamento fiscale diverso rispetto alla retribuzione ordinaria. Per questo, se viene liquidato, è utile indicarlo separatamente. Lo stesso vale per competenze di fine rapporto pagate alla cessazione.
Una dichiarazione ben fatta non mescola tutto in una sola riga senza spiegazioni. Può rimanere semplice, ma deve distinguere le principali voci. Questo aiuta il lavoratore e riduce errori nella dichiarazione fiscale.
Come ricostruire gli importi se non hai cedolini
Molti datori domestici non preparano un vero cedolino mensile. Pagano la colf ogni mese o ogni settimana, magari con bonifico o in contanti nei limiti consentiti, e conservano solo qualche ricevuta. Quando arriva il momento della dichiarazione sostitutiva, devono ricostruire tutto. È una situazione comune, ma richiede ordine.
Parti dai pagamenti effettivi. Raccogli bonifici, ricevute firmate, annotazioni, messaggi e qualsiasi prova delle somme versate. Poi confronta questi dati con il contratto, l’orario di lavoro e i contributi INPS. Se hai pagato tredicesima, ferie o TFR, separa queste voci.
Se i pagamenti sono stati fatti in contanti, è importante avere ricevute firmate dal lavoratore. Una ricevuta mensile con data, importo, periodo di riferimento e firma è molto più utile di un appunto personale. Se non hai ricevute, la ricostruzione può diventare più fragile.
Per il futuro, conviene predisporre prospetti paga mensili, anche semplici, e farli firmare. Non è solo una questione fiscale. Serve a evitare discussioni su ore lavorate, ferie, tredicesima, contributi e TFR. Nel lavoro domestico, molte controversie nascono proprio dalla mancanza di documenti ordinati.
Struttura consigliata del documento
La dichiarazione può essere scritta in forma semplice, ma deve avere una struttura ordinata. In alto si può indicare il titolo, per esempio “Dichiarazione sostitutiva della Certificazione Unica per lavoro domestico”. Poi si inseriscono i dati del datore, i dati del lavoratore, il periodo di riferimento e la descrizione del rapporto.
Nella parte centrale si riportano gli importi. Puoi usare una forma discorsiva o una piccola tabella, se il formato WordPress o il modello lo consente. L’importante è che siano chiari anno, importo complessivo, retribuzione ordinaria, tredicesima, TFR, altre competenze e contributi eventualmente indicati.
Segue la dichiarazione che il datore di lavoro domestico non ha operato ritenute fiscali in quanto non sostituto d’imposta. Questa frase evita equivoci. Poi si può aggiungere che la certificazione viene rilasciata al lavoratore per gli usi consentiti dalla legge, inclusa la dichiarazione dei redditi.
Alla fine vanno inseriti luogo, data e firma del datore di lavoro. È consigliabile allegare copia del documento di identità del datore, soprattutto se la dichiarazione viene consegnata a CAF, professionisti o uffici che devono verificarne la provenienza.
Formula pratica da utilizzare
Una formula semplice può essere costruita così: il datore di lavoro dichiara di aver corrisposto al lavoratore domestico, nell’anno di riferimento, determinate somme per il rapporto di lavoro domestico intercorso dal giorno indicato al giorno indicato. Poi elenca gli importi e precisa che non sono state operate ritenute fiscali, poiché il datore domestico privato non riveste la qualifica di sostituto d’imposta.
La dichiarazione deve essere concreta. Per esempio, non basta scrivere “la signora ha lavorato presso la mia abitazione e ha percepito il compenso concordato”. Serve indicare l’importo. Se non sai l’importo esatto, non inventarlo. Ricostruiscilo prima.
Puoi aggiungere una frase finale di questo tipo: “La presente dichiarazione viene rilasciata su richiesta dell’interessata per gli adempimenti fiscali e amministrativi connessi al reddito da lavoro domestico percepito”. È una formula sobria e utile.
Se il documento riguarda un rapporto cessato, aggiungi che le somme comprendono le competenze di fine rapporto effettivamente pagate, se presenti. Se non le comprendono, non scrivere formule ambigue. La chiarezza è più importante dell’eleganza.
Come consegnare la dichiarazione
La dichiarazione può essere consegnata a mano, inviata via email o tramite PEC se disponibile. La consegna a mano è semplice, ma conviene farsi firmare una ricevuta di consegna o inviare comunque una copia via email. Così resta traccia.
Se la colf deve portarla a un CAF, una copia firmata in originale può essere utile. In molti casi viene accettata anche una scansione, ma dipende dal soggetto che la utilizza. Per prudenza, prepara almeno due copie: una per il lavoratore e una da conservare.
Il datore dovrebbe conservare la propria copia insieme ai documenti del rapporto: contratto, comunicazione INPS, ricevute contributi, prospetti paga, ricevute di pagamento, ferie, tredicesima, TFR e corrispondenza. Non buttare tutto dopo la consegna.
Se il rapporto è gestito da un consulente o da un’associazione, chiedi che la dichiarazione venga preparata insieme al riepilogo annuale. È spesso la soluzione più ordinata, soprattutto se ci sono più lavoratori domestici o rapporti complessi.
Il lavoratore deve dichiarare il reddito?
La dichiarazione sostitutiva CU non stabilisce da sola se la colf debba presentare la dichiarazione dei redditi, ma fornisce i dati necessari per valutarlo. Il lavoratore domestico deve verificare la propria posizione fiscale complessiva: redditi percepiti, eventuali altri lavori, pensioni, NASpI, detrazioni, familiari a carico, spese da portare in detrazione e imposte dovute.
Molti lavoratori domestici si rivolgono a un CAF proprio perché il datore privato non ha trattenuto IRPEF. Questo può significare che, in sede di dichiarazione, emerga un’imposta da pagare oppure un credito, a seconda della situazione personale. Non si può generalizzare.
Il datore di lavoro non deve fare da consulente fiscale al lavoratore, ma deve fornire un documento corretto. Poi sarà il lavoratore, con il proprio CAF o commercialista, a capire come dichiarare il reddito.
È utile spiegare questo punto con semplicità alla colf: “Io ti rilascio la certificazione delle somme pagate, poi per la dichiarazione dei redditi devi far verificare la tua posizione”. Così si evitano malintesi.
Errori da evitare
Il primo errore è non rilasciare alcun documento. Anche se il datore domestico non invia la CU ordinaria, il lavoratore ha bisogno di una certificazione delle somme percepite.
Il secondo errore è indicare importi approssimativi. La dichiarazione deve basarsi su pagamenti, prospetti, ricevute e contributi, non su memoria o stime frettolose.
Il terzo errore è confondere lordo, netto e contributi. Se non sei sicuro di come esporre gli importi, chiedi supporto a un consulente o a un CAF. Una dichiarazione sbagliata può creare problemi al lavoratore.
Il quarto errore è dimenticare tredicesima, ferie pagate o TFR liquidato. Queste somme possono essere rilevanti e vanno gestite correttamente.
Il quinto errore è usare un modello generico da azienda con ritenute IRPEF, addizionali e dati non pertinenti. Nel lavoro domestico la struttura è diversa. Meglio un documento semplice ma corretto.
Quando farsi aiutare da un professionista
Se il rapporto è semplice, con una colf pagata regolarmente e documenti ordinati, il datore può predisporre una dichiarazione sostitutiva abbastanza facilmente. Se però ci sono cessazione, TFR, ferie arretrate, vitto e alloggio, convivenza, straordinari, più rapporti, arretrati o pagamenti non ben documentati, è meglio chiedere aiuto.
Un consulente del lavoro, un CAF o un’associazione specializzata nel lavoro domestico possono ricostruire i conteggi, preparare prospetti paga, calcolare TFR e predisporre la certificazione annuale. Questo è particolarmente utile per le badanti conviventi o per rapporti di lunga durata.
Il costo del supporto può essere molto più basso del costo di una contestazione. Se la colf contesta importi, ferie o TFR dopo anni, la mancanza di documenti può diventare un problema serio per la famiglia.
Farsi aiutare non significa complicare il rapporto. Significa metterlo in ordine. Nel lavoro domestico, dove spesso il rapporto è anche personale e familiare, la chiarezza scritta protegge entrambe le parti.
Conclusioni
Scrivere una dichiarazione sostitutiva CU per colf significa preparare un documento che riepiloga le somme corrisposte dal datore di lavoro domestico al lavoratore nell’anno di riferimento. Non è la Certificazione Unica ordinaria trasmessa all’Agenzia delle Entrate, perché il datore privato non è un sostituto d’imposta, ma è una certificazione utile e spesso necessaria per dichiarazione dei redditi, ISEE e altri adempimenti.
Il documento deve contenere dati del datore, dati della colf, periodo di lavoro, tipo di rapporto, importi pagati, eventuale tredicesima, ferie, TFR e contributi indicati in modo coerente. Deve chiarire che non sono state operate ritenute fiscali e deve essere firmato dal datore, possibilmente con copia del documento di identità allegata.
La qualità della dichiarazione dipende dall’ordine con cui è stato gestito il rapporto durante l’anno. Bonifici, ricevute, prospetti paga e versamenti INPS rendono tutto più semplice. Se invece mancano documenti, bisogna ricostruire con attenzione, evitando importi stimati a memoria.
La regola finale è semplice: anche nel lavoro domestico la documentazione conta. Una dichiarazione sostitutiva CU scritta bene aiuta la colf a gestire correttamente i propri obblighi fiscali e tutela il datore da contestazioni. Non serve un documento complicato, ma serve un documento preciso. Nel dubbio, meglio chiedere supporto a un consulente, a un CAF o a un’associazione specializzata, soprattutto quando ci sono TFR, cessazione del rapporto o conteggi arretrati.